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Asegurate que tienes todo lo necesario para la reunión: comprueba que tienes la sala donde os váis a reunir, si hará falta algún medio audiovisual, cañon, ordenador, papelógrafo, etc; que se ha distribuido la documentación o que está disponible para repartir en la reunión; etc. Mi experiencia me dice que la mayoría de las reuniones se retrasan, se frustran o no consiguen alcanzar el objetivo propuesto porque no estaba el ordenador, porque la sala era pequeña para acoger a todos los convocados o porque no estaba la documentación.

Define un moderador y un secretario: lo mejor es que la persona convocante ejerza la labor de moderación de la reunión, marque los ritmos, corte los temas cuando no den más de si, etc. La labor de levantar acta de la reunión conviene que la haga otra persona.

Se muy puntual: esto es algo esencial y que puede marcar el éxito o el fracaso de la reunión. Comenzar con retraso una reunión, además de una falta de respeto hacia los participantes, te obligará a modificar el orden del día, a dejar temas o a verlos sin el tiempo necesario. Además, si la impuntualidad se convierte en una práctica habitual en tus reuniones, el resto de participantes también adquirirán ese hábito (“cómo siempre empieza media hora tarde”) y luego te resultará muy difícil corregirlo. Exactamente igual sucede con la puntualidad en la finalización de la reunión. No hay nada peor que una reunión que se alarga ya que por lo general se suele “autodisolver” por progresivo abandono de los asistentes.

Establece algunas normas de funcionamiento: especialmente cuando se trata de reuniones de equipo, es muy oportuno marcar unas reglas de convivencia en las reuniones: teléfonos apagados, no se abandona la reunión hasta el final, no se permiten interrupciones del exterior, etc. Habituarse a realizar las reuniones en un entorno de este tipo hace que sean mucho más eficaces y que ahorremos mucho tiempo en ellas.

Sigue el orden del día: es preferible pasar por un poco rígido a que la reunión se desmande, ya que esto impedirá con total seguridad que logres los objetivos propuestos para la misma. Corta los temas que surjan y que no estén previstos, indicando que los anotas para otra próxima reunión; no dejes que el debate se eternice o de vueltas sobre el mismo punto; haz llamadas a la concreción y a las intervenciones escuetas y directas. Procura seguir los tiempos que te hayas establecido previamente y trata de que ningún tema quede en el tintero. Otro día hablaremos de los principios de la toma de decisiones, pero conviene que los asistentes a la reunión tengan suficientemente claras las “reglas del juego” de la reunión, hasta donde deciden, o asesoran, o informan…

Haz un resumen final de la reunión: tanto si la reunión tenían un solo objetivo, como si se desarrolló un extenso orden del día, es necesario finalizar la reunión repasando los acuerdos, las fechas de compromiso y los responsables, y muy especialmente, a qué otras personas o equipos debemos comunicar las decisiones tomadas o las informaciones analizadas. Muchas veces lo tratado en una reunión se queda ahí, y nadie se responsabiliza de comunicar a las personas afectadas los términos de la misma, lo que impide la ejecución positiva de los acuerdos.

Evalúa la eficacia de la reunión: es muy útil, especialmente en las reuniones de comités, equipos, etc, en las que suelen estar presente las mismas personas y se celebran de forma periódica. Hay diversos sistemas muy sencillos y que apenas llevan un par de minutos tras la reunión: rellenar una ficha que va adjunta al orden del día y en el que se asignan puntos por cada tema no tratado, o por retrasos en el comienzo de la reunión, o por las interrupciones del exterior, o por documentación no enviada previamente… a más puntos más ineficaz ha sido la reunión. También se puede hacer mediante una breve encuesta final, que los asistentes rellenan “in situ”. Todo ello nos ayudará a mejorar de reunión a reunión.

La utilización de estas “buenas prácticas” en VISESA nos llevó a, por ejemplo, reducir la reunión del Comité de Dirección que tenía una periodicidad semanal y una duración de 6 horas, a una reunión quincenal de 4 horas. Es decir, hemos reducido a tan sólo un tercio las horas de reunión de este Comité de Dirección, y además hemos ganado en eficacia y en satisfacción de los asistentes a dicha reunión